Jak w Toyocie ułatwiamy sobie życie? Digitalizujemy!

Jak wiele problemów może narobić jedna kartka papieru?

Wie o tym każdy, kto kiedyś próbował zebrać na niej kilkanaście podpisów od osób pracujących na różnych zmianach – po to, by… zawnioskować o wprowadzenie usprawnienia w firmie. W Toyocie nie lubimy tracić rozpędu, gdy ciekawy pomysł przyjdzie nam do głowy, dlatego digitalizujemy! Dzięki temu nowe udoskonalenia wchodzą w życie szybciej. O tym, co i jak cyfryzujemy, dlaczego to tak ważne, jak mocno zinformatyzowana jest praca firmy oraz czy warto stać się jednym ze specjalistów IT Toyoty, opowiadają: Dawid zajmujący się digitalizacją oraz Piotr i Krzysiek z działu IT.

Czym zajmujesz się w swoim dziale? Co należy do Twoich obowiązków?

Dawid: Opiekuję się aplikacjami tworzonymi na nasze specyficzne potrzeby – koordynuję powstawanie aplikacji szytych na miarę. Obecnie mocno ukierunkowaliśmy się na automatyzację procesów biznesowych oraz wspieranie „citizen development”. Inaczej mówiąc, wspieramy osoby spoza IT w poznawaniu narzędzi O365, szczególnie platformy Power, żeby mogły samodzielnie wprowadzać usprawnienia w pracy swojego działu. 

Piotr: Administruję systemami, które zapewniają ciągłość pracy produkcji i biura. Dbam o szeroko rozumiane bezpieczeństwo informatyczne firmy. Właściwie to wszystkie elementy, które w jakimś stopniu stykają się z IT, niezależnie od tego, którego działu dotyczą, prędzej czy później docierają do działu IT. W mojej codziennej pracy staram się zapewniać bezawaryjność i stabilność infrastruktury IT. Dużą część mojego obszaru działania stanową również liczne projekty IT, które potrafią zająć sporą część czasu.

Krzysztof: W dziale pracują 3 osoby, zakres zadań jest szeroki – mamy helpdesk oraz działalności projektowe. Jeżeli chodzi projekty, to przede wszystkim one zajmują się wsparciem produkcji, siecią i serwerami. Wspieramy też projekty prowadzone przez inne działy związane z automatyzacją i digitalizacją. Ja osobiście odpowiadam za bezpieczeństwo sieci na produkcji. A co najważniejsze, częścią naszej pracy jest także wsparcie kolegów w pracy w codziennych problemach, wspólnie pokonujemy je dziarsko.😊

Czym są agile i digitalizacja? Jak odnoszą się one do Twojej pracy?

Dawid: Słowa digitalizacja używamy w firmie, żeby opisać proces usprawniania istniejących działań i procesów z wykorzystaniem narzędzi dostępnych dzięki infrastrukturze IT. Może to być automatyzacja powtarzalnych czynności dzięki dedykowanej aplikacji, zastąpienie ręcznego wprowadzania danych poprzez pobieranie informacji z różnych urządzeń albo wymiana papierowego dokumentu na wersję elektroniczną. Nasze projekty realizujemy zgodnie ze SCRUM, planujemy sprinty, umawiamy się z biznesem, co będzie robione, codziennie raportujemy status.

Jak wygląda automatyzacja w Toyocie? Opowiedz o najciekawszym procesie (lub kilku, jeśli jest ich więcej), który jest u nas zautomatyzowany.

Dawid: Tak jak wszędzie, każdy próbuje ułatwić sobie pracę – np. poprzez tworzenie plików Excel czy Access. Takie rozwiązania mogą wystarczyć przez wiele lat, ale często z czasem trafiają na ograniczenia. Mocno promujemy ideę automatyzacji poprzez uświadamianie, jakie narzędzia mamy dostępne oraz co dzięki nim można osiągnąć. 

Jeden z projektów automatyzacji był związany z akceptacją zmian w procesie. Dotychczas, jeśli pracownik miał pomysł na usprawnienie jakiegoś procesu, to musiał wypełnić formularz w Excelu, wydrukować go i zebrać podpisy – czasem nawet 15 podpisów osób z różnych działów, pracujących na różnych zmianach… Koszmar. Nowy proces polega na wypełnieniu formularza w aplikacji Power Apps, co wyzwala na wysłanie elektronicznych wniosków o akceptację – natychmiast, bez chodzenia, bez ustalania pasujących terminów. Poezja. 😊

Jaki był najciekawszy projekt, którym do tej pory się zajmowałeś?

Dawid: Największe wrażenie zrobił na mnie udział w spotkaniach SCRUM w oddziale w Brukseli. Ja dopiero zaczynałem przygodę ze SCRUM, kilka drobnych projektów. Pracownicy w Brukseli mieli w tym już spore doświadczenie – wszystko wywarło na mnie ogromne wrażenie: ich planowanie sprintów, rozwiązywanie problemów, korzystanie z pomocy innych zespołów, codzienne spotkania Daily SCRUM, gdzie rzeczywiście w 10 minut dało się omówić status i ustalić działania. Chciałem tam zostać i chłonąć tę energię!

Pracujesz teraz nad czymś szczególnym?

Krzysztof: Tak, pracuję nad projektem związanym z zabezpieczeniem maszyn na produkcji poprzez urządzenia, które nazywają się IPS. One będą służyły do monitorowania ruchu sieciowego pomiędzy urządzeniami.

Piotr: Aktualnie pracuję nad wieloma sprawami, ale moim podstawowym zadaniem jest pełna implementacja drugiej serwerowni, która zapewni nam większe bezpieczeństwo w przypadku awarii któregokolwiek elementu naszej infrastruktury IT. Jest to dla mnie kompletnie nowy temat, który wymaga ode mnie pogłębienia wiedzy z zakresu prac budowlanych i instalatorskich. Jest to na tyle duży projekt, iż napotykam wiele problemów, które trudno było przewidzieć.

Jak informatyka łączy się z innymi dziedzinami w TMMP?

Krzysztof: Informatyka zacieśnia się przede wszystkim na produkcji. Coraz więcej maszyn i urządzeń wymaga podłączenia do internetu. Coraz więcej usług świadczonych przez firmy zewnętrzne, serwisy odbywa się zdalnie, więc rosną potrzeby związane ze zdalnym dostępem do tych maszyn.

Piotr: W XXI wieku chyba nie ma działu, który w swojej pracy nie używa w ogóle IT. Każdy pracuje na komputerze, każdy przechowuje gdzieś dane w formie cyfrowej, każdy używa internetu. Dlatego zdajemy sobie sprawę, iż mamy megaduży wpływ na pracę innych, stąd dokładamy wszelkich starań, aby nasze usługi i wdrożenia były na maksymalnie jak najwyższym poziomie.

Jaka będzie rola informatyki w przyszłości w TMMP?

Piotr: Tego na 100% nie wie nikt, możemy jedynie przypuszczać. Na pewno już za chwilę będziemy potrzebować ludzi z branży IT, którzy będą pracownikami na produkcji, coś na zasadzie Utrzymania Ruchu, ale od strony informatycznej. Bardzo wiele maszyn pracuje pod kontrolą paneli dotykowych opartych na Windowsie, a całość spięta jest w sieć komputerową i potrzebujemy ludzi, którzy się na tym znają. Natomiast jako dział IT widzimy widoczny ruch w kierunku rozwiązań chmurowych oraz większego wykorzystania urządzeń mobilnych. Musimy również zwiększyć rolę poszczególnych pracowników, aby ich wiedza z zakresu IT wystarczała do samodzielnego rozwiazywania podstawowych problemów informatycznych, wtedy i my będziemy mieli nieco lżej i będzie można zająć się „ciekawszymi” tematami niż tylko utrzymaniem i administrowaniem bieżących elementów.

Czy z punktu widzenia osoby pracującej w IT dostrzegasz coś, czym Toyota się wyróżnia na tle innych firm?

Dawid: Dla mnie bardzo ważne jest to, że mam możliwość pracować z liderem, z najlepszymi na świecie w zakresie motoryzacji. Cenię to, że można pójść na halę produkcyjną, zobaczyć odlewanie obudowy silnika, dostarczanie części, kontrolę jakości, montaż silnika. Do tego mocno rozwijamy się pod kątem typowo informatycznym – oprócz działów operations czy network, powstają działy związane z Big Data, IoT czy citizen development.

Od czego zacząć, chcąc rozpocząć pracę w dziale IT?

Piotr: Podstawową kwestią jest skończenie odpowiednich studiów. Język angielski jest również bardzo ważny. Na pewno pracując w naszym dziale IT, należy mieć dużo dystansu do samego siebie oraz wykazywać się zwiększoną asertywnością do klienta wewnętrznego. Poza tym trzeba przygotować się również na błyskawiczne akcje w przypadku awarii. Umiejętność pracy pod presją również jest mile widziana, gdyż są sytuacje awaryjne.

A czy można rozpocząć pracę w dziale IT bez doświadczenia?

Krzysztof: Można, jestem tego żywym przykładem. Zaraz po studiach dostałem pracę w dziale IT. Bez podstawowej wiedzy zdobytej na studiach jest trudno zatrudnić się w tym obszarze. Trzeba znać podstawowe terminy i narzędzia. Owszem, są różne tutoriale na YouTube, ale jednak przyswojenie kompleksowej wiedzy podczas studiów jest kluczowe.

Co sprawiło, że zdecydowałeś się na pracę w Toyocie?

Dawid: Dobre warunki pracy oraz poczucie prestiżu. 😊 Jak już dołączyłem do zespołu, to fascynowało mnie tempo pracy, otwarta i pełna szacunku komunikacja, tworzenie się zespołów i grup roboczych w celu realizacji zadań, poczucie wsparcia, ciągłe wyzwania, szkolenia… 

Krzysztof: Kilka czynników się złożyło na to. Przede wszystkim to osoby, z którymi pracuję – w mojej sekcji mamy świetną atmosferę. Oczywiście ważni są też pozostali ludzie, z którymi współpracuję na co dzień. Bardzo podoba mi się także podejście firmy do pracownika, jest bardzo sprzyjające, czasem nawet proste gesty, częste podziękowania bywają bardzo miłe. Nie da się też pominąć wynagrodzenia. 😉

Co sprawia, że tyle czasu już tu pracujesz?

Dawid: Cenię sobie wiarygodność firmy, uczciwe traktowanie pracowników, poczucie bezpieczeństwa. Bardzo lubię atmosferę panującą w firmie – jednym z filarów Toyoty jest wzajemny szacunek – i to działa, pomimo że wszyscy jesteśmy na „ty”. Zawsze mogę liczyć na życzliwość przełożonych i innych pracowników. 

Piotr: Dobre pytanie. Widocznie Toyota do świetna firma. W mojej codziennej pracy biorę udział w ciekawych projektach i pracuję ze wspaniałymi ludźmi. Z uwagi na moje specyficzne poczucie humoru czasami ludzie muszą wykazać się w stosunku do mnie nieco większą cierpliwością, za co bardzo dziękuję – to sprawia, że z mojego punktu widzenia atmosfera w pracy jest super. 😉

Jak wyglądały Twoje pierwsze dni w dziale IT?

Krzysztof: Zostałem oprowadzony po hali, mój kolega z działu Piotr pokazał mi, gdzie znajdują się nasze szafki ze switchami, gdzie przebiega sieć, gdzie jest serwerownia i co w tej serwerowni jest. W kolejnych dniach Piotr miał przygotowaną całą rozpiskę szkolenia i poszczególnych punktów, które powinienem znać.

Piotr: Pracę w Toyocie zacząłem jako młody, dwudziestokilkuletni chłopak właściwie zaraz po studiach – jako zewnętrzny support informatyka. Pomagałem w bieżących projektach, helpdesku oraz zapewniałem zastępstwo w czasie jego nieobecności. Chwilę potem zostałem zatrudniony jako pełnoprawny specjalista IT. Początki nie były łatwe, jednak poświęcałem dużo wolnego czasu na zdobywanie wiedzy, którą później wykorzystywałem w codziennej pracy. Największym problemem był fakt, iż byłem jedynym pracownikiem działu IT w Jelczu, więc w przypadku problemów musiałem polegać na własnych umiejętnościach i wiedzy, a gdy to było niewystarczające, to pytałem się bardziej doświadczonych kolegów z działu IT z Wałbrzycha.

Czy w procesie wdrożenia do pracy na dziale IT są mentorzy, którzy pomagają wszystkiego się nauczyć?

Piotr: Od niespełna 2 lat mamy nowego kolegę w dziale IT – Krzysztofa. Na początku jego kariery przygotowałem szczegółowy plan, który uwzględniał trening z większości elementów naszej pracy. Jednak z powodu tak szerokiego zakresu naszej działalności nie byłem w stanie uwzględnić wszystkich elementów, stąd nawet dziś zdarza się, że o coś się dopytuje. Dodatkowo część rzeczy stała się już nieużywana, natomiast doszło wiele nowych, jak np. narzędzia POWER z pakietu Office 365, czego nie było na mojej liście szkoleniowej.

Ile czasu jest na naukę/adaptację w dziale?

Piotr: Całe życie. 😊 Nie ma osoby, która ma całą wiedzę IT w jednym palcu, jest tego zwyczajnie za dużo i to ciągle ewoluuje. Nawet teraz – jeśli jest osoba, która jest ekspertem w swoim zakresie, np. bardzo dobrze zna się na sieci komputerowej, to za 2-3 lata jego wiedza może okazać się przestarzała i mało użyteczna. Praca w dziale IT charakteryzuje się tym, iż zawsze trzeba się uczyć i zdobywać nową wiedzę, aby nie zostawać w tyle. Jest to zdecydowanie praca dla osób, które pasjonują się informatyką, więc zdobywanie nowej wiedzy w tym temacie jest przyjemnością, a nie obowiązkiem.

Czy masz jakieś rady dla początkujących oraz osób, które chciałyby pracować w dziale IT w Toyocie?

Krzysztof: Trzeba się przygotować na to, że dużo wiedzy spoza książek jest jeszcze do poznania.

Piotr: Na pewno warto poznać branżę IT od każdej strony. Nie ma takiej możliwości, aby człowiek był ekspertem w każdej gałęzi, ale na pewno warto poznać kwestie takie jak sieć, serwery, systemy operacyjne czy urządzenia mobilne, ponieważ późniejsze projekty, nad którymi pracujemy, praktycznie zawsze zazębiają kilka dziedzin IT. Jeśli nawet specjalizujemy się w serwerach, to bez choćby podstawowej znajomości sieci nic nie zrobimy. Nowej osobie w dziale IT proponuję poświęcić trochę wolnego czasu, chociaż po 2-3 godziny w tygodniu na samodoskonalenie się poprzez czytanie książek, robienie kursów lub oglądanie filmów z branży. Dobrze postawić sobie jakieś podstawowe wirtualne środowisko na domowym komputerze, aby samodzielnie „przelabować” interesujące nas tematy.

Czy pieniądze jako główny element przyciągający do IT są wystarczające, by w tej branży pozostać?

Krzysztof: Żeby się zdecydować, czy iść w tę stronę, na pewno wynagrodzenie będzie głównym motywatorem. Jednak żeby pozostać w branży, to nie wystarczy. Jest to bardzo specyficzna praca, do tego konieczne jest zacięcie. W tej branży obowiązkowa jest ciągła aktualizacja swojej wiedzy, a to trzeba przede wszystkim lubić.

Piotr: Zarobki w branży IT są statystycznie nieco wyższe niż innych branżach, jednak panujący mit o zarobkach w IT jest przereklamowany. Tutaj bardziej liczą się indywidualne zdolności, zainteresowania i pasje niż chęć szybkiego i dużego zarobku.

Jakieś ciekawostki o Twoim dziale?

Dawid: W ramach szkoleń ze SCRUM Toyota zorganizowała spotkanie z Jeffem Sutherlandem – ojcem metodologii SCRUM. 

Piotr: Nie wszystko mogę zdradzić, ale np. doświadczenie pokazuje, że warto żyć z nami w zgodzie. Czasami bywają sprawy, na które proceduralnie mamy np. 2 tygodnie na wykonanie, a trzeba działać tu i teraz i za 30 min musi być zrobione, a tylko my jako dział IT mamy moc sprawczą.

Czym byś się zajmował, gdyby nie było informatyki?

Krzysztof: Teraz już sobie nie wyobrażam życia poza tą branżą.

Piotr: Moją druga pasją jest gotowanie. Kiedyś, za czasów studenckich, w okresie wakacji pracowałem w kuchni w Łebie. Na ostatnim roku byłem nawet szefem kuchni! W domu gotowaniem zajmuję się głownie ja. Chciałbym nauczyć się kuchni azjatyckiej, jednak ciągle brakuje mi na to czasu.